שירותי הפקת אירועים לעובדים ולצוותים

האחריות על אירוע העובדים יורדת על השולחן של מחלקת משאבי אנוש או שיווק, בדרך כלל בנוסף לעבודה השוטפת, ולרוב בלי אף שעת עבודה שהוקצתה לה מראש. התוצאה מוכרת. החלטות נדחות, ספקים נסגרים במקום שנשאר, וביום האירוע כולם מתפלאים שיש תור בכניסה. הפקת אירועים לעובדים ולצוותים אינה פרויקט יחסי ציבור אלא ניהול תפעולי לכל דבר, עם לוח זמנים, ספקים ונקודות כשל ניתנות לזיהוי מראש. במדריך הזה נעבור על התהליך מקצה לקצה, בחירת פורמט, שירותי הפקה, לוגיסטיקה, וגם על הפורמטים הנפוצים, מסיבות סוף שנה לחברות, דרך אירועי הוקרה והרמת כוסית ועד כנסים פנימיים ואירועים בחו"ל.

זמן קריאה: 7 דקות

תוכן עניינים

איך מפיקים אירוע לעובדים ולצוותים?

מה כולל שירות הפקת אירועים לעובדים מקצה לקצה?

איך בוחרים חברת הפקה שמתאימה לארגון?

למה מסיבות סוף שנה לחברות נכשלות?

איך בונים אירוע הוקרה שמרגיש אמיתי?

מה עושים בהרמת כוסית כדי שזה לא ירגיש טכני?

מתי נכון לבחור כנס פנימי?

איזו לוגיסטיקה חייבים לסגור מראש?

איך מתכננים אירוע חברה בחו"ל בלי להיתקע?

איך מנהלים רישום משתתפים ומדידת הצלחה?

פורמט מול מה שקובע בבחירת ספק

כמה זמן מראש צריך לתכנן אירוע עובדים?

שאלות נפוצות

הצעד הבא

איך מפיקים אירוע לעובדים ולצוותים?

הפקה נכונה מתחילה בהגדרת מטרה אחת ברורה, בחירת פורמט שמתאים לתרבות הארגונית, ובניית תוכנית עבודה שמחלקת אחריות בין תוכן, לוגיסטיקה והפקה טכנית. יותר מדי אירועים נבנים בסדר הפוך: קודם בוחרים מקום, אחר כך ממציאים לו סיבה. המטרה היא שתכתיב את הפורמט, ולא להפך.

מטרות נפוצות הן חיבור בין צוותים, הוקרה, סיכום שנה, התנעת יעדי מכירות, קליטת עובדים חדשים. לכל אחת פורמט אחר. הרמת כוסית פותרת סיכום רבעון, לא התנעת שנה. ערב גאלה מתאים להוקרה, יום גיבוש מתאים לחיבור בין יחידות, כנס חברה או כנס מכירות מתאים ליישור קו ארגוני. מסיבת סוף שנה היא פורמט חברתי, ולכן הסיכון העיקרי בה הוא עודף תוכן.

והעיקרון התפעולי שקובע הוא בעל בית אחד. מישהו אחד שמרכז ספקים, רישום משתתפים ותפעול בשטח. כשהאחריות מפוזרת בין ארבע מחלקות בארגון, אף אחד לא מחזיק אותה באמת.

צ'ק ליסט החלטות ל-48 השעות הראשונות

שש החלטות צריך לסגור ביומיים הראשונים, גם אם האירוע עוד חודשים קדימה.

מטרה. משפט אחד. אם צריך שניים, יש שני אירועים.

קהל. כמה משתתפים, מאילו יחידות, כולל בני זוג או לא.

החל מכאן, תאריך ויום בשבוע, עם בדיקת התנגשות מול חגים ותאריכים פנימיים בארגון.

אחר כך מגבלות, כשרות, נגישות, מקום פיזי או חלופה דיגיטלית.

ולבסוף, מסר הנהלה ורמת פורמליות. שתי ההחלטות האלה קובעות את כל הקונספט במורד השרשרת.

סגירה מוקדמת של ההחלטות האלה לא מוסיפה עבודה. היא חוסכת את החזרות היקרות בהמשך, כי כל שינוי אחרי חתימת חוזה עולה יותר מהשינוי שקדם לו.

מה כולל שירות הפקת אירועים לעובדים מקצה לקצה?

שירות מקצה לקצה כולל ניהול פרויקט מלא, בריף ומטרות, קונספט, ניהול ספקים וחוזים, לוגיסטיקה, הפקה טכנית, מיתוג אירוע, צוות מלווה בשטח ודוח סיכום מסודר. זו לא רשימת שירותים אלא מודל אחריות. מי שמחזיק את כל השרשרת, מחזיק גם את הכישלונות שלה, ולכן מונע אותם מראש.

הרכיבים בשטח הם ניהול לו"ז מדויק, תיאום מול האולם או המלון, תוכן ובמה, ותרגום סימולטני כשהקהל רב-לשוני. חוויית המשתתף מתוכננת בשלושה שלבים, לפני, במהלך ואחרי. מה מקבלים בהזמנה, מה קורה בכניסה, ומה נשאר אחרי. ניהול סיכונים ותוכנית גיבוי הם חלק מהשירות, לא תוספת.

הערך המרכזי עבורכם הוא איש קשר בכיר אחד. בלי האצלה בין ספקים, בלי מחלקת רכש שמתווכת בין קייטרינג לסאונד. להעמקה בנושא כדאי לקרוא מה זה הפקת אירועים end to end ואיך זה משפיע על התוצאה בשטח.

איך בוחרים חברת הפקה שמתאימה לארגון?

בוחרים לפי התאמה תפעולית ולא לפי רעיון יפה. הרעיון שמציגים לכם בפגישת מכירה הוא לא האירוע שיקרה, וההבדל ביניהם נקרא תפעול. בדקו שלושה דברים, ניסיון בסוג האירוע שלכם, יכולת לוגיסטית וטכנית מוכחת, ותהליך שקוף שמסמן מי עושה מה.

בפגישה עצמה, חמש בדיקות עובדות יותר מכל מצגת. מי מנהל בפועל ביום האירוע, והאם זו אותה דמות שיושבת מולכם עכשיו. איך נראה מסמך תוכנית, ביקשו לראות דוגמה ממשית. איך מתבצע רישום משתתפים. איך מטופלים שינויים של הרגע האחרון, כי יהיו כאלה. ואיך נראה גמר חשבון מסודר. תשובה שמתחמקת מאחת מהן היא תשובה.

ותבדקו את הכל גם עלינו. אנחנו ב-Uproduction Events מפיקים מאז 2010 למעלה מ-1,500 אירועים ביותר מ-130 יעדים, עם משרדים בישראל ובברצלונה, ובדיוק השאלות האלה אנחנו ממליצים לכל לקוח לשאול, גם אותנו. התאמה נמדדת גם לפי קהל. הנהלה דורשת רמת דיוק אחרת ממכירות, ועובדים גלובליים דורשים התייחסות לשפה ולתרבות בכל נקודת מגע.

למה מסיבות סוף שנה לחברות נכשלות?

מסיבות סוף שנה לחברות נכשלות בגלל חוסר התאמה בין קונספט לקהל, עומס תוכן, ותכנון שלא לוקח בחשבון הגעה, זרימה ותזמון. ההשקעה בהפקה לא מתקנת את זה, ולפעמים מחמירה אותו. הפקה גדולה יותר סביב קונספט לא נכון מייצרת אכזבה בקנה מידה גדול יותר.

הטעויות החוזרות הן נאומים ארוכים שפותחים את הערב ומרוקנים אותו מאנרגיה. לו"ז בלי זמן מינגלינג, כי "אין מתי". אטרקציה אחת שמרכזת את כל הקהל בנקודה אחת ויוצרת תור. היעדר חלופות ללא אלכוהול, שמוציא חלק מהעובדים מהאירוע בפועל. ותכנון לקוי של הסעות וחניה, שקובע את הרושם הראשון לפני שמישהו נכנס לאולם.

מה שעובד זה פשוט יותר. פתיחה קצרה, רגע הוקרה מתוכנן, ואז מעבר לחלק החברתי עם נקודות עניין מפוזרות במתחם שמפזרות את הקהל במקום לרכז אותו. למדריך מלא על הפקת אירוע סוף שנה לחברה, כולל לו"ז ומבנה ערב, כתבנו עמוד נפרד.

איך בונים אירוע הוקרה שמרגיש אמיתי?

אירועי הוקרה מצליחים כשהם מבוססים קריטריונים ברורים, טקס קצר ולא מביך, ושפה ארגונית עקבית. עובד מרגיש מוקרן כשהוא מבין למה הוא קיבל את ההוקרה, לא כשהבמה גדולה יותר. טקס בלי קריטריון הוא הגרלה, ועובדים מזהים הגרלות מהר מאוד.

מבנים שעובדים הם הוקרה לצוותים ולא רק ליחידים, כי רוב ההישגים בארגון הם קבוצתיים. הוקרה לפי ערכים ארגוניים ולא רק לפי מספרים. מנהלים כנותני תודה, כי תודה מהמנהל הישיר שוקלת יותר מתודה מהבמה. ואלמנט אישי, וידאו קצר, מכתב, סיפור הישג אחד, בלי לחשוף מידע רגיש.

בהפקה עצמה, במה, סאונד ותאורה צריכים לכבד את הטקס. מיקרופון שלא עובד בטקס הוקרה הורס אותו בשנייה. ותזמון שמונע ירידות אנרגיה, כלומר טקס כשהקהל ערני, לא בסוף הערב.

פורמטים נפוצים להוקרה

שלושה פורמטים מכסים כמעט הכול. טקס קצר בתוך ערב חברה, שמתאים כשרוצים לשלב הוקרה באירוע קיים מבלי להפוך אותו לטקס. אירוע בוקר, שמתאים להוקרה ממוקדת עם סיום לפני יום העבודה. ושילוב בתוך כנס חברה, שמתאים כשההוקרה חלק מסיפור שנתי גדול יותר. לפירוט מלא על הפקת טקס הוקרת עובדים, מבנה, תוכן ותפעול, יש עמוד ייעודי.

מה עושים בהרמת כוסית כדי שזה לא ירגיש טכני?

הרמת כוסית מצליחה על שלושה רכיבים, מסר הנהלה קצר ומדויק, רגע הוקרה אחד מתוכנן, וחוויה קולינרית וחברתית שמאפשרת זרימה. הכול בלו"ז של שעה עד שעתיים. מי שמנסה לדחוס להרמת כוסית סיכום רבעון מלא מקבל נאום שאנשים מקשיבים לו במחצית אוזן מעמדת האוכל.

בתוכן, ברכה קצרה, סיכום של הישג מרכזי אחד, ומבט קדימה במשפט. בחוויה, עמדות אוכל מפוזרות, מוזיקה נעימה ברקע, פינת צילום, מיתוג עדין שלא צועק. דגשים שקובעים בפועל הם חלופות נטולות אלכוהול שמוצגות כשוות ערך, נגישות למתחם ובתוכו, ותכנון עומסים בעמדות כדי שלא יהיה תור בשתי הדקות שבהן כולם מגיעים יחד.

לו"ז מומלץ להרמת כוסית

רצף שעובד הוא קבלת פנים של רבע שעה שבה כולם מגיעים ומקבלים משקה, כי לפתוח בנאום לפני שכולם שם זה לדבר אל חצי חדר. אחר כך מסר ההנהלה, עד שבע דקות. מיד אחר כך רגע ההוקרה, אחד, ממוקד. ואז זמן חופשי עם העמדות והמוזיקה, שהוא החלק שאנשים באמת זוכרים ממנו. סיום מוצהר, כי אירוע שנגמר "כשנגמר" מתפזר לאט ומשאיר אחריו תחושה רפה.

מתי נכון לבחור כנס פנימי?

כנס פנימי מתאים כשצריך ליישר קו ארגוני, אסטרטגיה, יעדים, השקות פנימיות או חיבור בין יחידות שעובדות גב-אל-גב בלי להכיר. הוא לא מתאים כשהמטרה חברתית בלבד, ולכן אירוע חברתי שמתחפש לכנס מקבל גם את החסרונות של שניהם.

הפורמטים הם כנס חברה שנתי, כנס מכירות (SKO, כלומר התנעת שנת המכירות) וריטריט הנהלה. דגשי התפעול שונים מאירוע ערב. רישום משתתפים מרכזי, חלוקת מושבים ומסלולים מקבילים, תרגום סימולטני לקהל רב-לשוני, ומיתוג אירוע שמחבר בין התוכן שעל המסך לבמה ולחלל. כנס עובד כשבונים אותו כמוצר. אג'נדה קצרה, חוויית משתתף מתוכננת מהכניסה ועד היציאה, והפקה טכנית מדויקת. כנס שמנוהל כיום פגישות ארוך יוצר קהל שבודק מיילים מהמושב השני.

איזו לוגיסטיקה חייבים לסגור מראש?

הלוגיסטיקה הקריטית היא זו שהמשתתף מרגיש בלי להבין למה, הגעה, חניה והסעות, זרימת קהל, רישום בכניסה, אוכל, נגישות, שילוט ותיאום ספקים. אף אחד מאלה לא מופיע בתמונות של האירוע, וכולם קובעים אותו. בשטח, ההבדל בין אירוע שזורם לאירוע שנתקע הוא כמעט תמיד אחד מהרכיבים האלה.

מסמכי העבודה שחייבים להתקיים לפני יום האירוע הם מפת מתחם עם נקודות חשמל ואינטרנט, זמני הגעה של ספקים, חלוקת תפקידים ביום האירוע, קשר מול אבטחה ובטיחות, ותסריט תפעולי מילה במילה. נקודת הכשל הנפוצה ביותר באירועי עובדים היא הכניסה, רישום איטי או עומס בעמדות האוכל בשעה הראשונה, ומכאן האירוע כבר רץ מאחור.

חשוב לדעת שהפקה מקצועית מוודאת עמידה בדרישות הבטיחות החלות במקומות ציבוריים, כפי שמוגדר בחוק הבטיחות במקומות ציבוריים, ובאירועים גדולים גם תיאום מול גורמי בטיחות ואבטחה בהתאם להנחיות היערכות מבצעית, כמו נוהל היערכות מבצעית באירועים המוניים של משטרת ישראל. זה לא חלק מהקסם, אבל זה החלק שבלעדיו אסור לפתוח שער.

איך מתכננים אירוע חברה בחו"ל בלי להיתקע?

מתכננים קודם לפי אילוצים ורק אחר כך לפי אטרקציות. עונתיות, טיסות קבוצתיות, בלוק חדרים, ויזות וביטוח נסיעות הם שיקולי הפתיחה. מי שבוחר יעד לפי תמונה ומגלה אחר כך שאין מספיק מושבים בטיסה לקבוצה שלמה, מגלה שהיעד בחר את עצמו מחדש.

מה בודקים מוקדם הוא חלונות תאריכים אפשריים, זמינות טיסות לקבוצה בגודל שלכם, מדיניות שמות ושינויים בכרטיסים, זמינות חדרים לקבוצה במתחם אחד, דרישות כניסה לפי סוגי הדרכונים של העובדים, ותוכנית חלופית למזג אוויר. היקף ההפקה נקבע לפי גודל הקבוצה, מספר הלילות, מרחק הטיסה ומורכבות ההפקה הטכנית.

דיוק אחד חשוב. אנחנו חברת הפקה שעובדת מול גורם מקומי (DMC, כלומר חברת יעד מקומית) בשטח, ולא סוכנות נסיעות. אנחנו מפיקים ביותר מ-130 יעדים, בקבוצות מ-10 ועד 25,000 משתתפים, מהמשרדים בישראל ובברצלונה.

מהו בלוק חדרים ולמה הוא קריטי?

בלוק חדרים הוא הזמנה מרוכזת של מספר חדרים במלון לטובת הקבוצה, עם תנאי שחרור ושינויים מוגדרים מראש בחוזה. הוא קריטי משתי סיבות. הוא מבטיח זמינות לכל המשתתפים באותו מתחם, והוא מונע את התרחיש שבו חצי קבוצה במלון אחד וחצי במלון בצד השני של העיר. אירוע צוות שמתפזר על פני שלושה מלונות הוא שלושה אירועים קטנים עם הסעות ביניהם.

איך מנהלים רישום משתתפים ומדידת הצלחה?

רישום משתתפים נותן לכם לא רק נוכחות אלא נתונים, מי מגיע, העדפות תזונה, צרכי נגישות, וחלוקה למסלולים כשיש. בלי הנתונים האלה אתם מזמינים קייטרינג לפי ניחוש. הכלים פשוטים, טופס רישום אחד, עדכונים למשתתפים לפני האירוע, ניהול שינויים ורשימות עדכניות בכניסה. כל שינוי שמתקבל בטלפון ולא נכנס למערכת יצוץ שוב בכניסה לאירוע.

מדידת הצלחה נעשית בשלושה מדדים, אחוז השתתפות בפועל מול רשימת המוזמנים, שביעות רצון בסקר קצר אחרי האירוע, והמשך מעורבות, כלומר האם אחרי האירוע יש יותר חיבור בין צוותים או יותר הרשמה ליוזמות פנימיות. בארגונים היברידיים או עם ריבוי אתרים הוסיפו הסעות מנקודות איסוף מרובות, שידור או תיעוד למי שלא נוכח, ומסלולים מקבילים. אירוע שמתוכנן רק למי שבחדר מפסיד שליש מהקהל שלו.

פורמט מול מה שקובע בבחירת ספק

כמה זמן מראש צריך לתכנן אירוע עובדים?

תלוי בשני משתנים, גודל הקבוצה והיעד. אירוע ערב בארץ לכמה עשרות עובדים אפשר לסגור בחודשים ספורים, ובפורמטים פשוטים אף מוקדם יותר. אירוע בחו"ל, ובפרט בעונת שיא, דורש חלון ארוך בהרבה. טיסות קבוצתיות ובלוק חדרים נסגרים מוקדם או לא נסגרים בכלל. הכלל שעובד הוא שמי שסוגר את המקום והתאריך ראשון, קובע את היקף האירוע שלו בעצמו. מי שמאחר, מקבל את מה שנשאר.

שאלות נפוצות

מה ההבדל בין יום גיבוש לאירוע חברה?

יום גיבוש הוא פורמט חוויתי-צוותי. המטרה שאנשים יעבדו וידברו יחד, וההצלחה נמדדת באינטראקציות. אירוע חברה רחב יותר, ומטרתו יכולה להיות הוקרה, סיכום או יישור קו ארגוני. בחרו לפי המטרה, כי יום גיבוש לא פותר בעיה של מסר ארגוני, וכנס לא מחבר צוותים כמו יום משותף בשטח.

איך מתאימים אירוע לחברה עם עובדים בכמה אתרים?

שלושה מנגנונים עושים את זה. רישום מרכזי שמנטר את כל האוכלוסייה ממקום אחד, הסעות מנקודות איסוף מרובות שמתוכננות לפי כתובות העובדים, ומסלולים מקבילים בתוך האירוע כשהקהלים שונים. הטעות הנפוצה היא לתכנן לפי האתר הגדול ולהניח שהשאר יסתדרו.

האם חברת הפקה מטפלת גם בויזות ובטיסות קבוצתיות?

כן, במסגרת הפקה מקצה לקצה. אנחנו מנהלים את הלוגיסטיקה של הטיסות והבלוקים בעבודה מול גורמים מקומיים ביעד, ומוודאים מראש את דרישות הכניסה לפי סוגי הדרכונים. שימו לב שדרישות כניסה משתנות, ולכן הן נבדקות מול הרשויות הרלוונטיות סמוך לנסיעה ולא לפי זיכרון.

מה קורה אם ספק מבטל לפני האירוע?

זו בדיוק הסיבה שקיים ניהול סיכונים בהפקה. תוכנית גיבוי וספקים חלופיים מזוהים מראש לכל רכיב קריטי. חוזה טוב כולל גם אישורי ביטוח ואישורי קיום מהספקים, כך שביטול של ספק אחד לא מפיל את האירוע. שאלו כל חברת הפקה מה תוכנית הגיבוי שלה לפני שאתם חותמים.

מי נמצא בשטח ביום האירוע?

צוות מלווה בשטח, עם איש אחריות אחד שמחזיק את התסריט התפעולי ואת הקשר מול כל הספקים. ביום האירוע בדקו שאתם יודעים בדיוק מי מקבל החלטות בשטח ומה מספר הטלפון שלו, כי שאלות יהיו בדקה האחרונה תמיד.

הצעד הבא

הפקת אירועים לעובדים ולצוותים מצליחה כשמטרה, פורמט, לוגיסטיקה והפקה טכנית מנוהלים תחת יד אחת, בין אם מדובר במסיבות סוף שנה, אירועי הוקרה, הרמת כוסית, כנסים פנימיים או אירוע בחו"ל. הפעולה המעשית להשבוע היא לכתוב את משפט המטרה של האירוע שלכם ולסגור את שש ההחלטות של 48 השעות הראשונות. אחר כך הזמינו אותנו לשיחת בריף. אנחנו מפיקים מאז 2010 למעלה מ-1,500 אירועים, ומסיימים כל פרויקט בגמר חשבון מסודר תוך 45 יום.