ארגון כנסים לחברות גלובליות אינו פרויקט לוגיסטי גדול יותר, אלא פרויקט אחר לגמרי. כשמשתתפים מגיעים מעשר מדינות, ההחלטה הראשונה שלכם אינה באיזה אולם, אלא מי מחזיק את כל המורכבות. מקבל החלטה שמנהל חמישה עשר ספקים ממדינות שונות מחזיק בעצם חמישה עשר סיכונים במקביל, בלי שאף אחד מהם מחויב כלפיו בכתב על התמונה המלאה. הבחירה בין ניהול מבוזר לבין כתובת אחת שמרכזת טיסות, ויזות, רישום, הפקה טכנית וספקים מקומיים היא הבחירה שקובעת אם תירדמו בלילה שלפני הכנס. לא מדובר במחיר ולא בהבטחות, אלא בודאות תפעולית. המאמר הזה מפרק את כל התהליך, מהבריף הראשון ועד גמר החשבון, בשביל מי שצריך להגן על ההחלטה מול הנהלה או מבקרת.
זמן קריאה: 6 דקות
עיקרי הדברים
- כנס גלובלי הוא אירוע אחד ועשרות נסיעות אישיות שמתנקזות אליו, ולכן דרוש איש קשר בכיר אחד שמרכז את כל ההחלטות.
- בבחירת חברת הפקה מצגת היא שיווק ותהליך כתוב הוא ראיה, לכן דרשו לראות תסריט, תרשים אחריות ונוהלי חירום לפני חתימה.
- תוכנית גיבוי קיימת רק כשלכל נקודת כשל מוגדרים חלופי, אחראי ונוהל הפעלה כתוב, והמבחן שלה הוא בשטח ולא במסמך.
- גמר חשבון שקוף עם תאריך יעד מוגדר מראש בהסכם הוא חלק מההפקה, לא נספח לה.
תוכן עניינים
מה כולל ארגון כנסים לחברות גלובליות?
איך בוחרים חברת הפקה לכנסים בינלאומיים למולטינציונלים?
למה כנס גלובלי שונה מהפקת כנס מקומי?
האם להפיק את ה-Global Conference ככנס פיזי, היברידי או וירטואלי?
איך מנהלים טיסות קבוצתיות ובלוק חדרים בלי לאבד שליטה?
מה צריך לדעת על ויזות בכנסים בינלאומיים?
מה כולל ארגון כנסים לחברות גלובליות?
ארגון כנסים לחברות גלובליות הוא ניהול מקצה לקצה של פרויקט רב מדינתי, קונספט ותוכן, לוגיסטיקה של טיסות קבוצתיות ובלוק חדרים, רישום משתתפים, הפקה טכנית, מיתוג, תיאום ספקים מקומיים וליווי בשטח עד גמר חשבון מסודר. בפועל, מה שקורה הוא שהעבודה מתפרקת לשישה זרמי עבודה שרצים במקביל.
תוכן ובמה. אג'נדה, דוברים, תסריט אירוע ומסרים. זה הזרם שנקבע ראשון ומשפיע על כל השאר.
משתתפים ורישום. איסוף נתונים מדויק, תקשורת מטורפת בכמותה ושמירה על קשר עם מאות אנשים בו זמנית.
בזרם השלישי, נסיעות ואירוח. טיסות, מלונות, העברות ושיבוץ חדרים לפי פרופילים. הרביעי הוא ספקים ביעד, כלומר עבודה מול DMC מקומי (חברת קרקע מקומית), ספקי AV וקייטרינג. החמישי, מיתוג וחוויית משתתף, יוצר שפה חזותית אחידה לכולם. והשישי הוא תפעול בזמן אמת, צוות שטח שמנהל חריגים ברגע שהם קורים.
העיקרון שמחזיק את כל זה הוא איש קשר בכיר אחד שמרכז את ההחלטות. בלעדיו כל ספק מפרש לבד, ופיצול אחריות הוא המקום שבו דברים נופלים. אנחנו ב-Uproduction Events מפיקים כך מאז 2010, למעלה מ-1,500 אירועים ביותר מ-130 יעדים, עם משרדים בישראל ובברצלונה, ולא היינו מצליחים לסגור את המספרים האלה בלי העיקרון הזה. ותק לבדו אינו מספיק. דרשו לראות תהליך, לא רק רשימת יעדים.
איך בוחרים חברת הפקה לכנסים בינלאומיים למולטינציונלים?
בוחרים לפי יכולת מוכחת לנהל מורכבות, לא לפי מצגות. חברת הפקה שמתמחה בכנסים בינלאומיים למולטינציונלים צריכה להראות תהליך עבודה ברור, ניסיון בהפקות רב-יעדיות, שליטה בלוגיסטיקה של קבוצות ושיטת ניהול ספקים שקופה. מצגת יפה היא שיווק. תהליך כתוב הוא ראיה.
הכניסו לבריף ארבע שאלות בדיקה. מי מנהל את רישום המשתתפים, כולל התשובות לפניות שלהם. מי מחזיק את ספקי ה-AV וההפקה הטכנית ביעד ומי אחראי על התרגום הסימולטני. וכמה אנשי צוות יהיו פיזית בשטח ביום האירוע, לא בטלפון, בשטח.
חמישה מסמכים כדאי לבקש ולבדוק בפועל לפני חתימה. תסריט אירוע מפורט, תרשים אחריות שמראה מי מאשר מה, לו"ז סגירות עם תאריכי יעד לכל ספק, נוהל שינויי טיסות ונוהל חירום כתוב. ספק שלא מסוגל להראות אותם עכשיו לא יייצר אותם אחר כך. ואנחנו ממליצים להפעיל את הבדיקה הזו גם עלינו, בלי יוצא מן הכלל. לרשימת שאלות מלאה לפני שמחליטים, כדאי לקרוא את המדריך שלנו על איך בוחרים חברת הפקה לאירוע גלובלי.
למה כנס גלובלי שונה מהפקת כנס מקומי?
כנס גלובלי מערב משתתפים ממדינות שונות, שפות שונות וסטנדרטים שונים, ולכן הוא דורש ניהול סיכונים רחב יותר ותכנון של חוויית משתתף אחידה. כנס מקומי הוא אירוע אחד. כנס גלובלי הוא אירוע אחד ועשרות נסיעות אישיות שמתנקזות אליו.
אזורי זמן ופערי תרבות. הנהלה גלובלית מאשרת לאט יותר, וחלונות התגובה שלה משתנים לפי שעון העבודה של כל מדינה. מי שלא בונה את זה בלוח הזמנים מגלה את זה באיחורים.
בנוסף, דרישות תזונה, נגישות ופרוטוקול משתנים ממדינה למדינה. מה שמובן מאליו בתל אביב אינו מובן מאליו בבודפשט או בהונג קונג, ולהפך.
עונתיות ותעופה. זמינות המלונות והאולמות ותנועת הטיסות ביעד מכתיבות תאריכים, לא ההפך. בעונת שיא בפראג או בדובאי ההיצע מצטמצם מהר.
ולבסוף, שפה אחת של האירוע. מיתוג, שילוט ומסרים עקביים שכל משתתף מבין, מאיזו מדינה שלא יגיע.
כנס מקומי לא דורש את רוב השכבות האלה. אין ויזות, אין טיסות קבוצתיות, אין תרגום סימולטני, וההנהלה יושבת באותו אזור זמן. לכן השוואה בין הפקה מקומית לגלובלית היא השוואה בין שני מקצועות שונים. להעמקה בסוגי האירועים העסקיים הבינלאומיים אפשר לקרוא מה זה ההבדל בין MICE לאירוע חברה רגיל.
האם להפיק את ה-Global Conference ככנס פיזי, היברידי או וירטואלי?
הבחירה תלויה במטרה העסקית ובפרופיל המשתתפים. פיזי מתאים כשהמטרה היא חיבורים בין-אישיים, היברידי פותר מגבלות נסיעה, ווירטואלי מעביר ידע בקנה מידה רחב בלי לוגיסטיקה של הגעה. אין פורמט מנצח. יש פורמט מתאים למטרה מסוימת, וזו שאלה שרק אתם מחזיקים את התשובה לה.
| פורמט | מתי הוא הבחירה הנכונה | נקודת התפעול הקריטית |
|---|---|---|
| פיזי | גיבוש צוותים, לקוחות אסטרטגיים, השקה שמצריכה נוכחות | לוגיסטיקת הגעה וקליטה בשטח |
| היברידי | קהל מעורב, חלקו מוגבל נסיעה או ממדינות רבות | תיאום בין לו"ז הבמה ללו"ז השידור |
| וירטואלי | העברת תוכן וידע לקהל רחב במרוכז | אחזקת תשומת לב לאורך זמן |
זכרו שהיברידי אינו כנס אחד עם מצלמה, אלא שני אירועים במקביל. במה פיזית מצד אחד, וחוויית צפייה ואינטראקציה למרחוק מצד שני. זה דורש אולפן וצילום, ניהול שאלות מרחוק, תרגום ותמיכה טכנית נפרדת.
טעויות נפוצות בפורמט ההיברידי
שלוש טעויות חוזרות. עומס תוכן שמתאים לבמה אבל לא למסך. חוסר תיאום בין לו"ז הבמה ללו"ז השידור, כך שהמקוונים מקבלים הפסקות שאיש לא תיקשר להם. והזנחה של המשתתפים המקוונים, שאלות שאף אחד לא קורא ותחושה שהם צופים בשידור במקום להשתתף. להעמקה בפורמט כתבנו מדריך מלא על ארגון כנס היברידי בינלאומי.
מתי מתחילים את התהליך?
מתחילים ברגע שיש כיוון לתאריך וליעד, ולא רגע אחד אחרי. לוקיישנים, בלוק חדרים וטיסות קבוצתיות נתפסים ראשונים, והם מכתיבים את כל השאר. מספר החודשים משתנה מיעד ליעד ומעונה לעונה, ולכן המדד הנכון הוא לא ספירה לאחור אלא סדר סגירות.
בריף והגדרת מטרות וקהלים. בלי זה כל יתר הצעדים הם ניחושים יקרים.
נעילת יעד ולוקיישן. ההחלטה שסוגרת את הכי הרבה אפשרויות, במכוון.
אחריה סגירת המעטפת הטכנית והספקים המקומיים, ואז פתיחת רישום המשתתפים ברגע שהתאריכים והיעד יציבים. בהמשך תדריכי ספקים ותסריט אירוע, ולבסוף בניית תוכנית גיבוי.
הלוגיקה פשוטה. עונתיות ביעדים מרכזיים כמו ברצלונה או אתונה מצמצמת היצע, וחלונות האישור אצל הנהלה גלובלית ארוכים יותר כי כל מדינה מוסיפה דרג החלטה. אם אתם מתלבטים בנקודת הזמן הזו, כתבנו פירוט מלא במאמר על כמה זמן מראש לתכנן כנס חברה בחול.
איך מנהלים טיסות קבוצתיות ובלוק חדרים בלי לאבד שליטה?
בריכוז נתוני המשתתפים במקום אחד, בכללי שינוי וביטול מוגדרים מראש, בחלוקת חדרים לפי פרופילים ובתיאום הדוק עם הספקים. נקודה. בלי ארבעת האלה אתם מנהלים גיליון אקסל ולא קבוצה.
ארבעה תהליכי עבודה קובעים כאן. איסוף פרטי דרכון והתאמות שמות מול חברות התעופה, כי טעות של אות אחת עולה בכיסא בשדה. חלונות צ'ק-אין וצ'ק-אאוט, חדרי VIP ונגישות לפי צורך אמיתי ולא לפי תחושה. ניהול שיאים, כלומר נחיתות מרוכזות, עומסי קבלה במלון ותזמון העברות כך שלא ייווצר צוואר בקבוק בלובי. ומנגנון חריגים, איחורים, שינויי טיסה ואובדן כבודה, עם הגדרה ברורה מי מטפל בזה בשטח ובאיזה שעה.
תיאום העברות כנקודת כשל מרכזית
ההעברות הן המקום שבו קבוצה מרגישה שאיבדה שליטה, אם היא מרגישה כך. גבו את זה מראש. רכבי גיבוי זמינים, נקודות איסוף מסומנות ומשולטות, ומנהל רציף בשדה התעופה שמחזיק שלט ורשימת נוסעים ולא משאיר אף אחד מאחור. חשוב להבהיר שאנחנו חברת הפקה שעובדת מול DMC מקומי ביעד, ולא סוכנות נסיעות ולא DDC בעצמנו. מי שמחזיק את האחריות על התהליך כולו הוא אנחנו, מול הלקוח.
מה צריך לדעת על ויזות בכנסים בינלאומיים?
ניהול ויזות הוא תהליך פרויקטלי, לא שאלה של טופס אחד. מיפוי מדינות מוצא של המשתתפים, בדיקת הדרישות לכל קבוצה, הפקת מכתבי הזמנה ומעקב סטטוס עד לכל נחיתה. הפרידו בין מידע לאחריות. חברת ההפקה מפיקה את התהליך, את המסמכים ואת המעקב. ההגשה האישית והאחריות עליה נשארות אצל המשתתף. מי שמבטיח לכם אחריות מלאה על הויזה מבטיח דבר שאינו בידיו.
דרישות הכניסה משתנות, ולכן עבדו עם צ'ק-ליסט חי שמתעדכן מול הרשויות הרשמיות של כל יעד, ולא עם זיכרון מאירוע קודם. חברו את הנושא לרישום המשתתפים. סטטוס ויזה צריך להיות שדה חובה בטופס, עם תזכורות אוטומטיות עד לקבלת אישור. אל תסמכו על משתתף שאמר "אני אסדר את זה". סדרו את זה במעקב שיטתי.
רישום משתתפים וניהול קהל
רישום משתתפים לכנס בינלאומי נבנה סביב שלושה צרכים. איסוף נתונים מדויק, כלומר שפה, תזונה, פרטי נסיעה ופרטי דרכון. תקשורת אוטומטית וברורה שמגיעה לכל משתתף בזמן. ותפעול מהיר ביום האירוע, כשמאות אנשים נוחתים על הכניסה בבת אחת.
בנו סגמנטציה כבר בטופס. עובדים, לקוחות, שותפים, דוברים ו-VIP מקבלים התקשרויות שונות, תגיות שונות ולעיתים לו"ז שונה. בשטח הכינו עמדות צ'ק-אין מפוזרות, קודי QR ותגיות צבע לפי קבוצה, כך שהכניסה לא נתקעת בזמן שהמנכ"ל כבר על הבמה.
יש כאן גם חובה משפטית. נתוני המשתתפים נאספים ומנוהלים בכפוף לחוק הגנת הפרטיות, ולכן הגדירו הרשאות גישה לפי תפקיד, אספו מינימום נתונים נדרש ותעדו הסכמות. דרישה שנשמעת בירוקרטית עד היום שבו דוח רישום דולף לכל רוחב החברה.
איזה סטנדרט הפקה טכנית נדרש?
כנס בינלאומי דורש מעטפת טכנית ברמה של כנס מקצועי, לא פחות. במה, סאונד, תצוגה, תרגום סימולטני וצוות טכני שמכיר את הדרישות של קהל רב-לשוני. הפקה טכנית שנחתכת כדי לחסוך היא החלטה שמתגלה בדיוק ברגע שהיא כבר לא הפיכה, בשידור חי מול מאות אנשים.
תרגום סימולטני. תאי מתרגמים, מקלטים לכל משתתף, מספר שפות במקביל ותיאום מראש עם הדוברים על קצב ומונחים.
צילום והקרנה. מערך שעובד גם לאולם וגם לתקשורת של הארגון, סטילס ווידאו, כי האירוע חי הרבה אחרי שהוא נגמר.
גיבויים טכניים. מקרן ומיקרופון עודפים וקישוריות עצמאית שלא תלויה ברשת המקומית של האולם.
בעבודה מול הספקים המקומיים ביעד, אל תסתפקו בהצעת מחיר. בקשו אישורי קיום, רשימת צוות ותדריך משותף לפני האירוע. על הדרך שבה מנהלים את הספקים בחו"ל כתבנו בהרחבה במאמר על ניהול ספקים לכנסים בינלאומיים.
הגיבוי נקבע לפני התקלה
תוכנית גיבוי לכנס בחול נבנית מראש כחלק מהתסריט, לא ברגע שמשהו משתבש. לכל נקודת כשל מרכזית מוגדרים שלושה דברים. חלופי, אחראי ונוהל הפעלה כתוב. אם חסר אחד מהשלושה, אין לכם תוכנית גיבוי. יש לכם כוונה טובה.
עיכובי וביטולי טיסות. מסלולי הגעה חלופיים וחלופות אונליין לדוברים שנתקעו.
שינויי לו"ז של הנהלה. גמישות בתסריט ומנחה שמחזיק את הזריגה גם כשהסדר משתנה רבע שעה לפני העלייה לבמה.
תקלות טכניות ומזג אוויר ביעד. חלופה לכל רכיב קריטי ומיקום חלופי לכל פעילות חוץ.
סמכות החלטה. הגדירו מראש מי מוסמך להחליט בשטח, ומה נחשב חריגה שדורשת אישור מהארגון.
בשטח זה נראה אחרת מהמסמך. המבחן של תוכנית גיבוי אינו בכמה עמודים היא תופסת אלא בשאלה אם איש הצוות שמחזיק אותה יודע, בלי לבדוק, מה הוא עושה בשעה שתיים בלילה כששלושה משתתפים לא נחתו.
יש כיוון לתאריך וליעד?
ספרו לנו את התמונה המלאה, קהל, מדינות מוצא ומטרה, ונעבור איתכם על סדר הסגירות שהיעד דורש.
מיתוג אירוע בינלאומי
מיתוג של כנס בינלאומי הוא יצירת שפה אחת, חזותית ותוכנית, שכל משתתף מבין ומרגיש מאיזו מדינה שלא יגיע. זה לא לוגו על תיק. זו המעטפת שהופכת מאות אנשים זרים לקהל אחד של ארגון אחד.
בנו שפה חזותית אחידה על כל נקודות המגע. לוגו אירוע, שילוט בכמה שפות, תגי שם, מסכי תוכן ובמה. חברו את המסר העסקי של ההנהלה לחוויה בשטח, בלי שהאירוע ירגיש כמו נופש שקרה לו גם כנס. זה כאב אמיתי של אנשי שיווק, והוא נפתר בעקביות ולא בהצהרות. עקביות פירושה מהמייל הראשון, דרך שדה התעופה, ועד ארוחת הערב האחרונה. כל נקודת מגע שנשברת שוברת גם את המסר.
גמר חשבון בארגון כנסים לחברות גלובליות
הפקה מקצה לקצה נמדדת גם בסוף. דוח מסודר, סגירת התחייבויות מול כל הספקים ביעד וגמר חשבון שקוף שהוגדר מראש בהסכם. ארגון שחוזר מכנס ונשאר עם התחייבויות פתוחות מול ספקים במדינה זרה לא סיים את הפרויקט. הוא רק העביר אותו למחלקת רכש לחודשים הבאים.
דרשו שלושה דברים בסיום. דוח סיכום שאומר מה עבד, מה חרג ומה מומלץ לאירוע הבא. סגירה כתובה של כל ספק מקומי ביעד, עם אישורי קיום. ולו"ז מוגדר לגמר החשבון, כי תאריך יעד הוא ההבדל בין סגירה לבין גרירה. אנחנו מסיימים גמר חשבון תוך 45 יום, וזה מחויב בכתב מראש, לא בעל פה בסוף.
הערך המרכזי של ארגון כנסים לחברות גלובליות הוא ספק אחד, אחריות אחת וראש שקט למקבל ההחלטה. מי שצריך להגן על ההחלטה מול דירקטוריון מגן עליה הכי טוב כשיש לו מסמך אחד שמרכז את כל ההתחייבויות. רוצים לבדוק התאמה ראשונה? דברו איתנו, מהמשרד בישראל או מהמשרד בברצלונה, ונעבור יחד על הבריף שלכם.
שאלות נפוצות
מה קורה עם משתתף שלא יכול לטוס ברגע האחרון?
זה תלוי בתנאי הביטול שנסגרו מראש מול המלון וחברת התעופה, ולכן חשוב להגדיר אותם בשלב ההסכם ולא ביום האירוע. הגדירו מראש מי מאושר לטוס ובאיזה חלון, והשאירו מקום לחריגים מטעם ההנהלה. בפורמט היברידי אפשר לשבץ את המשתתף לצפייה מרחוק בלי שהרישום שלו יאבד.
מי מטפל בבעיית דרכון שמתגלה בשדה התעופה?
איש הצוות שלנו שמוצב בשדה, אם התהליך נבנה נכון. בכנס בינלאומי צריך להיות נוכח בשדה התעופה גם בשעות הנחיתה המרוכזות, עם רשימת משתתפים וגישה למוקד התמיכה. זו בדיוק הסיבה ששאלת "כמה אנשי צוות יהיו בשטח" חייבת להיכנס לבריף לפני החתימה.
אפשר לפצל קבוצה בין שני מלונות ביעד?
אפשר, אבל זה מייקר את התפעול ולא את החדרים. שני מלונות משמעותם שני מנהלי קשר מקומיים, שתי העברות בכל בוקר ושני לובים שצריך לתחזק. אם ההיצע ביעד מכתיב פיצול, ודאו שההעברות מסונכרנות ושהמרחק בין המלונות אינו הופך לגורם סיכון בפני עצמו.
מתי נועלים את בלוק החדרים?
ברגע שהתאריכים והיעד יציבים, כי בלוק חדרים הוא ההתחייבות הראשונה שהיעד מוכן לתת והראשונה שהוא לוקח בחזרה כשהביקוש עולה. סגרו חוזה עם תנאי שחרור מוגדרים, כמות חדרים מדויקת לכל לילה ותאריך אחרון לשינוי, והתאימו את התנאים שלכם גב-אל-גב לתנאים של המפיק מול המלון.
מי נמצא בשטח מטעמנו במהלך הכנס עצמו?
צוות הפקה מלווה, בגודל שנקבע לפי היקף הקבוצה ומורכבות התוכנית. השאלה המדויקת שכדאי לשאול בהצעה היא לא רק כמה אנשים אלא באיזה תפקידים, באילו שעות ומי המחליף של כל אחד. אצלנו אלון וקנין, המייסד והמנכ"ל, מעורב אישית בכל לקוח מהבריף ועד האספקה בשטח, וזה חלק מהתשובה.
הצעד הבא
לפני שאתם פונים לאף ספק, כתבו בריף של עמוד אחד שלושה דברים. מי הקהל ומכמה מדינות הוא מגיע, מה מטרת האירוע במדד אחד מדיד, ומה נקודת הכשל שאתם הכי מפחדים ממנה. מסמך כזה יחסוך לכם שבועות של הצעות לא רלוונטיות, ויסנן ספקים שעונים בכלליות. רוצים שנעבור עליו יחד? צררו אותו למשרד שלנו בישראל או בברצלונה, ונשוב אליכם עם קריאה ראשונה של התהליך.
כתבתם את הבריף?
שלחו אותו אלינו ונחזור אליכם עם קריאה ראשונה של התהליך, סדר סגירות ונקודות הכשל שלו.
על Uproduction Events
Uproduction Events היא חברת בוטיק גלובלית להפקת אירועים עסקיים וכנסים, הפועלת מאז 2010 ממשרדים בישראל ובברצלונה. הפקנו למעלה מ-1,500 אירועים ביותר מ-130 יעדים, עבור קבוצות של 10 עד 25,000 משתתפים. אצלנו הפקת האירוע ולוגיסטיקת הנסיעות הקבוצתיות יושבות תחת קורת גג אחת, כך שאותו צוות שבונה את הקונספט הוא זה שסוגר את המלון והאולם, מנהל את הרישום, מלווה בשטח ומגיש את גמר החשבון. אלון וקנין, המייסד והמנכ"ל, מעורב אישית בכל הפקה.