ימי גיבוש לחברות הייטק הם ההחלטה הארגונית היחידה שבה כולם מסכימים שצריך, אף אחד לא מסכים למה. מי שמחזיק את התיק, בדרך כלל מת"ק במשאבי אנוש או רווחה, נדרש לייצר יום אחד שיחזיק תרבות ארגונית שלמה, שיתאים לאנשים שונים זה מזה בקיצוניות, ושלא יפיל על הצוות הפנימי עומס תפעולי של שבועות. הבעיה שרוב המאמרים בתחום הם רשימות רעיונות. רשימה לא עוזרת למי שצריך להגן על ההחלטה מול הנהלה. המאמר הזה בנוי אחרת. הוא עונה על השאלות שמקבלי החלטות שואלים בפועל, לפי הסדר שבו הן עולות, עם תשובות שאפשר לצטט בישיבת תקציב.
גיבוש עובדים בהייטק אינו עניין של אטרקציה אלא של תכנון.
זמן קריאה: 6 דקות
עיקרי הדברים
- גיבוש הוא פעילות משימתית שמכריחה תקשורת ושיתוף פעולה בין אנשים שלא עובדים יחד, לא בילוי.
- בחרו מטרה אחת מובילה וממנה גזרו את הפעילות, הקצב ורמת האתגר. יום שמנסה להשיג שלוש מטרות לא משיג אף אחת.
- מעל מאתיים משתתפים הלוגיסטיקה קובעת את חוויית היום יותר מהתוכן, וזו הסיבה שארגונים מוסיפים חברת הפקה.
- הגדירו מדדי הצלחה מראש לפי המטרה, כי מדידה שמתחילה ביום שאחרי האירוע היא לא מדידה אלא תירוץ.
תוכן עניינים
מה עושים בימי גיבוש לחברות הייטק?
איך בוחרים יום גיבוש לפי מטרה ארגונית?
מה ההבדל בין יום כיף ליום גיבוש?
אילו פעילויות מתאימות לצוותי פיתוח, מוצר ו-DevOps?
מהו Tech Team Building ואיך מתאימים אותו לחברה גלובלית?
איך מתכננים גיבוש עובדים בהייטק שיתאים גם ללא-ספורטאים?
מתי נכון לקחת ימי גיבוש לחו"ל?
איך עושים גיבוש לצוותים היברידיים?
מה ההבדל בין גיבוש לצוות קטן ולצוות גדול?
כמה זמן מראש מתכננים יום גיבוש?
איך מודדים אם יום גיבוש הצליח?
מה עושים בימי גיבוש לחברות הייטק?
עושים פעילות משימתית שמכריחה את המשתתפים לתקשר ולשתף פעולה כדי להצליח, ובונים אותה כך שתכבד את השונות בין העובדים. זו ההגדרה העבודה. האטרקציה עצמה משני, וכל פורמט שלא מייצר אינטראקציה בין אנשים שלא עובדים יחד הוא בילוי, לא גיבוש.
בפועל, אלה הפורמטים שחוזרים אצל צוותי הייטק. אתגר קבוצתי עם חלוקת תפקידים, שבו כל תפקיד תלוי באחר. תחרות שפים, שמוציאה אנשים מהנוחות המקצועית שלהם בלי להביך אף אחד. משחק עירוני עם משימות, שמתאים במיוחד לקבוצות שמגיעות ליום אחד. פעילות שטח מתונה עם תחנות, וערב חברה עם תוכן קצר והוקרה כשהמטרה היא סגירת שנה.
בהייטק יש כלל שאסור לשבור. אל תבחרו פעילות שמביכה עובדים או מחייבת חשיפה אישית. אדם שנפגע פעם אחת באירוע חברה לא שוכח את זה לעולם, והוא זוכר גם מי הזמין.
איך נראית תוכנית יום טיפוסית
פתיחה קצרה של עד חצי שעה, פעילות מרכזית של שלוש עד ארבע שעות עם הפסקת אוכל באמצע, וסיום שמחבר את היום לערך ארגוני אחד ומוגדר. זה לא סדנה טיפולית וזה לא יום כיף חופשי. זו קלילות עם תכנון מאחוריה, וכל שעה בלוח הזמנים קיימת בגלל סיבה.
איך בוחרים יום גיבוש לפי מטרה ארגונית?
בוחרים לפי מטרה אחת מובילה, וממנה גוזרים את הפעילות, את הקצב ואת רמת האתגר. יום שמנסה להשיג שלוש מטרות בבת אחת לא משיג אף אחת מהן. החלטה על מטרה היא לא טופס ביורוקרטי, היא המסנן שחוסך לכם שבועות של התלבטויות בין פורמטים.
| מטרה מובילה | פורמט מתאים | מה לא לעשות |
|---|---|---|
| חיבור בין מחלקות | פעילות שמערבבת צוותים ויוצרת תלות הדדית בין התפקידים | לתת לכל מחלקה להישאר לבד |
| הוקרת עובדים | ערב חברה עם תוכן קצר ומוקפד | להעמיס את הערב בפעילות פיזית |
| יישור קו ארגוני | ריטריט עם חלון עבודה קצר וחוויה משותפת אחר הצהריים | למלא יומיים בסדנאות בלבד |
| קליטת עובדים חדשים | משחק עירוני או אתגר שמכיר לעובדים הוותיקים את החדשים | פעילות תחרותית שמדגישה ותק |
שאלות בריף לפני שמתחילים לחפש ספק
חמש שאלות עונות על כמעט הכול. מה המטרה האחת. מי קהל היעד וכמה משתתפים בפועל, לא ברשימת התפוצה. מה האילוצים, כשרות, נגישות, אלרגיות, הריונות. ארץ או חו"ל. ומי חותם על ההחלטה הסופית. ענו עליהן לפני שאתם פונים לספק אחד, כי ספק שמקבל בריף חלקי מחזיר לכם הצעה גנרית.
הטעות של "לרצות את כולם"
מטרה לא מוגדרת מייצרת יום נחמד שאף אחד לא זוכר שבוע אחרי. הטעות השנייה היא לבחור פעילות שמתאימה להנהלה אבל לא לשאר הארגון, כמו פעילות אתגרית פיזית שמותירה שליש מהצוות בצד. הצוות רואה את זה מיד.
מה ההבדל בין יום כיף ליום גיבוש?
יום כיף מתמקד בהנאה של המשתתף. יום גיבוש בנוי כך שההנאה מייצרת אינטראקציות שמקדמות עבודת צוות, תקשורת, תיאום, פתרון בעיות ואמון. ההבדל אינו באטרקציה אלא במבנה שמסביבה.
ביום גיבוש יש משימה קבוצתית עם תפקידים מוגדרים, יש נקודות החלטה שבהן הקבוצה צריכה לבחור, ויש סגירה שמחברת את מה שקרה בשטח לערך ארגוני מוכר. תחרות שפים יכולה להיות כיף או גיבוש, תלוי אם הקבוצה מחויבת להחליט יחד על תפריט, על חלוקת תפקידים ועל סדר עדיפויות מול הזמן. אותה אטרקציה, שתי תוצאות.
זה לא אומר שכיף הוא רע. זה אומר שכשהתקציב אושר תחת הכותרת של גיבוש, כדאי שהיום יעמוד בהגדרה.
סימנים שיום כיף הפך לגיבוש בפועל
שלושה סימנים. אנשים מדברים עם עמיתים שאינם בקשר יומיומי איתם. נוצרות בדיחות פנימיות שמחזיקות שבועות. והעובד המופנם ביותר בצוות לא נשאר לעמוד בצד, כי הפורמט נתן לו תפקיד בלי להכריח אותו להופיע.
אילו פעילויות מתאימות לצוותי פיתוח, מוצר ו-DevOps?
מתאימות פעילויות שמדמות עבודה מערכתית. חלוקת משימות, תעדוף מול מגבלות, תקשורת בין-תפקידית ופתרון בעיות בזמן אמת. צוותים טכנולוגיים מזהים מיד פעילות שמעמידה פנים, ומתחברים במהירות לפורמטים עם חוקים ברורים ומטרה משותפת.
ארבעה פורמטים עובדים במיוחד. אתגר תחנות, שבו כל תחנה דורשת הרכב צוות אחר. משחק חידות קבוצתי עם רמות קושי, שמכבד את חובבי הלוגיקה. פעילות יצירה או בנייה עם אילוצים של זמן וחומרים. ומשחקי תפקידים קלילים בסגנון "טיפול באירוע חריג" או "העברת מקצה בין צוותים", שמדמים בדיוק את מה שהצוות עושה ביום עבודה רגיל, רק עם צחוק.
למי שמחפש השראה רחבה יותר, כדאי לעבור על 25 רעיונות ליום גיבוש לחברה ולסנן אותם לפי המטרה שהוגדרה בבריף.
מהו Tech Team Building ואיך מתאימים אותו לחברה גלובלית?
Tech Team Building הוא גיבוש שמותאם לתרבות עבודה טכנולוגית ולצוותים גלובליים או היברידיים. המטרה שלו היא לייצר שפה משותפת בין אתרים, תפקידים ותרבויות, לא רק לבדר אותם לכמה שעות. זה כלי ניהולי, לא פריט רווחה.
בצוות בינלאומי חמישה דברים דורשים התייחסות מפורשת. שפת הפעילות, כולל ההומור שבתוכה. קצב, כי מה שנמרץ בתל אביב נראה אגרסיבי בפראג או באתונה. נגישות פיזית. הבדלי תרבות סביב תחרותיות ואלכוהול. וכשרות ותזונה, שבלי טיפול מראש הופכים לבעיה בפועל בשטח.
המודל שעובד הוא חלוקה לשתי שכבות. חלק משותף לכל האתרים, בדרך כלל פתיחה וסיום בשידור משותף, וחלקים מקומיים מותאמים לכל אתר בנפרד. כך מקבלים גם אחידות מסר וגם רלוונטיות מקומית.
אימת פעילות אחידה ואימת ביצוע מקומי
בחרו פעילות אחידה כשהמסר הארגוני חייב להיות זהה, כמו השקת מטרות שנה. בחרו ביצוע מקומי על אותו עיקרון כשהשונות בין האתרים גדולה, ואז הסבירו לכל אתר למה הגרסה שלו שונה. ההחלטה תלויה במשתנה שרק אתם מחזיקים, כמה חשוב להנהלה שכולם יעשו בדיוק את אותו דבר באותה שנייה.
איך מתכננים גיבוש עובדים בהייטק שיתאים גם ללא-ספורטאים?
גיבוש עובדים בהייטק שמתאים לכולם בנוי על בחירה מודרכת בין מסלולים ולא על פעילות אחת שכולם נדרשים אליה. תנו למשתתפים לבחור בין שתי רמות אתגר באותו לוקיישן, ואל תכריחו אף אחד להופיע, לשיר או להתחרות מול כולם. הכפייה היא הסיבה הראשונה שאנשים מתגייסים ל"אסור לי" ביום גיבוש.
שלושה מהלכים עובדים בשטח. שתי רמות פעילות באותו מקום, ספורטיבי וקליל. שילוב של אקטיבי קצר ואחריו חוויה קולינרית או תרבותית. ותכנון מראש של נגישות, תזונה ורגישויות, בכתב, בבריף שמועבר לספקים ולא בהודעה בוואטסאפ יומיים לפני.
איך בונים בחירה בלי לפגוע בגיבוש
הכלל פשוט. כולם נפגשים בנקודות המפתח, בפתיחה, בארוחה ובסיום, גם אם התפצלו באמצע היום. הפיצול נותן לכל אחד נוחות, ונקודות המפגש נותנות לארגון את רגע ה"כולנו יחד" שבגללו היום קיים. בלי נקודות המפגש קיבלתם שלושה ימי כיף מקבילים.
מתי נכון לקחת ימי גיבוש לחו"ל?
ימי גיבוש לחברות הייטק יוצאים לחו"ל כשמדובר בצוות רב-אתרי שזקוק לכמה ימים שבאמת שוברים את ההקשר של העבודה השוטפת. יום אחד בארץ לא משיג את זה, כי חצי מהאנשים חוזרים לבית ולאינבוקס באותו ערב. ריטריט רב-יומי הוא כלי אחר, למטרה אחרת.
המשתנים התפעוליים שקובעים. טיסות קבוצתיות וזמני הגעה לשדה, כולל ההנחיות של רשות שדות התעופה לנוסעים בנתב"ג. בלוק חדרים במלון אחד או פיצול מבוקר. ויזות ואישורי כניסה, שיש לבדוק מול הרשויות הרשמיות של כל יעד לפני ההזמנה. ביטוח נסיעות לכל העובדים, כולל הבדיקה מה קורה בדמי ביטוח לאומי בשהות בחו"ל לפי ההנחיות של הביטוח הלאומי. מרחקי נסיעה מהמלון לפעילויות, ותוכנית גיבוי למזג אוויר.
את ההבדלים בין יום אחד לריטריט רב-יומי מפרטים במדריך על טיולי חברה וימי גיבוש, כולל ההיקפים שמשתנים כשעוברים מיום בודד לשלושה.
איך עושים גיבוש לצוותים היברידיים?
בונים גשר בין המשתתפים הפיזיים למרוחקים, במקום להעמיד פנים שהם אותו קהל. זה דורש חלק משותף בשידור חי, משימות שמחברות בין האתרים ולא מפרידות ביניהם, ורגע מפגש מתוכנן ולא מזדמן.
הפורמט שעובד הוא פעילות מקבילית, אותה פעילות שמתרחשת בו-זמנית בכמה מיקומים, עם הצלבת תוצאות בשידור. הכלל החשוב ביותר הוא שוויון חוויה. מי שיושב מול מסך לא אמור לקבל גרסה נחותה של מה שקורה בחדר, ובשום פורמט של Tech Team Building לא בוחרים פעילות שמעדיפה את מי שנוכח פיזית. זה בדיוק ההפך מהמטרה.
חשוב להבהיר. ריטריט פיזי אינו תחליף לגיבוש היברידי, אלא פורמט משלים. ארגון שמפיק ריטריט שנתי ומדלג על החיבור השוטף בין האתרים בשאר השנה מקבל אירוע אחד טוב ואחד-עשר חודשים של נתק.
מה ההבדל בין גיבוש לצוות קטן ולצוות גדול?
צוות קטן מאפשר עומק, שיחה אמיתית וחוויה אינטימית. צוות גדול דורש מבנה של תחנות וחלוקה לקבוצות עם נקודות מפגש, כי אין פעילות אחת שמכילה מאתיים איש באיכות. הגודל קובע את הפורמט, לא ההיפך.
עד כעשרים משתתפים אפשר לעבוד עם סדנה אחת, ארוחה משותפת ארוכה וחוויה שנותנת זמן אמיתי לשיחה. משמונים משתתפים ומעלה נכנסים דברים אחרים לגמרי. פיצול לקבוצות מעורבבות מראש, שילוט וניווט בשטח, צוות הפקה נוכח, הסעות מתוזמנות ומערכת רישום משתתפים. מעל מאתיים, הלוגיסטיקה היא שקובעת את חוויית היום יותר מהתוכן.
וזו בדיוק הסיבה שארגונים מוסיפים חברת הפקה כשהקבוצה גדלה. כשמאתיים איש מחכים לאוטובוס, אין זמן לאלתר.
כמה זמן מראש מתכננים יום גיבוש?
יום בארץ דורש חודשים ספורים. ריטריט בחו"ל או תאריך בעונת שיא דורש הרבה יותר, כי זמינות המלונות, הטיסות והספקים ביעד היא המשאב הכי פחות גמיש בתהליך כולו. לוקיישן מבוקש באירופה נתפס מוקדם ממה שמנהלים מניחים, ותאריכים שנופלים על חגים וחופשות לועזיות מייקרים את הזמינות בלי קשר לתקציב שלכם.
ועוד נקודה שחוזרת על עצמה. ויזות דורשות זמן שאי אפשר לקצר, גם כשהכול האחר כבר סגור. בדקו מול הרשויות הרשמיות של היעד מה נדרש לכל עובד, כולל עובדים עם דרכונים זרים, וזה שבועות לפני שאתם חותמים על מלון. לוחות זמנים מפורטים לאירועים בחו"ל מופיעים במדריך על כמה זמן מראש לתכנן כנס חברה בחול.
איך מודדים אם יום גיבוש הצליח?
מגדירים את המדדים מראש, לפי המטרה שנקבעה בשלב הבריף. מדידה שמתחילה ביום שאחרי האירוע היא לא מדידה אלא תירוץ. אם המטרה הייתה חיבור בין מחלקות, המדד הוא האם נוצרו ערוצי תקשורת בין-מחלקתיים. אם המטרה הייתה הוקרה, המדד הוא אחר לגמרי.
ארבעה מדדים עובדים בפועל. אחוז השתתפות בפועל מול הרישום, כי יום שחצי הארגון דילג עליו לא השיג את מטרתו גם אם היה טוב. שיחות בין-מחלקתיות לאחר האירוע, שאפשר לבדוק באופן גס מול המנהלים. סקר קצר של עד חמש שאלות שנשלח בתוך שבוע. ובדיקה ישירה האם המטרה שהוגדרה בבריף קיבלה ביטוי מוחשי, לא רק הנאה כללית.
בקשו מהספק להתחייב מראש למה שאפשר למדוד אחר כך. ספק שמסרב להתחייב למדד אינו מתכוון להימדד.
מתי כדאי לשלב חברת הפקה ביום גיבוש?
כשהאירוע כולל כמה משתתפים, כמה ספקים או נסיעות, וכשמקבל ההחלטה צריך להישאר עם האחריות הארגונית במקום לקחת על עצמו את התפעולית. זו ההבחנה שמפספסים. אפשר להפיק יום גיבוש לעשרים איש לבד. אי אפשר להפיק לבד ריטריט לשלוש מאות איש בבודפשט בלי שאף אחד בארגון יפסיק לעבוד במשך חודש.
מה חברת הפקה לוקחת על עצמה. קונספט ותוכן, ניהול ספקים וספקי משנה, לוגיסטיקה של העברות ולינה, הפקה טכנית, וצוות מלווה בשטח ביום עצמו. ביעד חוץ מקובל לעבוד מול DMC מקומי, כלומר חברת קרקע מקומית שמנהלת את הספקים בשטח, בזמן שחברת ההפקה מחזיקה את האחריות ואת הקשר מולכם בכתובת אחת.
אנחנו ב-Uproduction Events מפיקים אירועים מאז 2010, למעלה מאלף וחמש מאות אירועים ביותר ממאה ושלושים יעדים, בקבוצות של עשרה עד עשרים וחמישה אלף משתתפים, משרדים בישראל ובברצלונה. נכון, זה לא רלוונטי לכל אחד, ויום גיבוש לצוות של חמישה-עשר אנשים ליד המשרד לא חייב אותנו. אבל כשההחלטה שלכם צריכה לעמוד מול הנהלה, כדאי שמי שמבטיח יהיה מי שגם מספק בשטח.
מתלבטים בין פורמטים?
ספרו לנו על המטרה ועל הקבוצה, ונעזור לכם לבחור את הפורמט הנכון.
שאלות נפוצות
האם אפשר לפצל קבוצה גדולה על שני מלונות ביעד?
אפשר, אבל זה דורש תכנון מדוקדק של העברות ושל נקודות המפגש. כשהפיצול נובע ממקום שאין בו די חדרים, בדקו ששני המלונות קרובים פיזית ושווים ברמתם, כי ההשוואה בין העובדים תגיע מהר מכל דוח סיכום.
מה קורה עם עובדים שלא יכולים לטוס לריטריט בחו"ל?
הגדירו מסלול חלופי מראש ולא בדיעבד. חלק מהארגונים מעבירים חלק מהתוכן לצוות המרוחק בשידור, וחלק מקיימים אירוע מקביל בארץ. הדבר היחיד שאסור הוא להשאיר את השאלה פתוחה עד שבוע האירוע.
מי נמצא בשטח ביום האירוע עצמו?
תלוי בהיקף. ביום בארץ לקבוצה קטנה מספיק מנהל פעילות אחד מטעם הספק. בריטריט רב-יומי צריך מפיק מלווה מטעם חברת ההפקה לכל אורך האירוע, בנוסף לצוות הקרקע המקומי. דרשו מראש שמות ותפקידים בכתב.
איך בוחרים תאריך שלא מתנגש עם לוח השנה של הארגון?
בדקו שלושה לוחות לפני שנועלים תאריך. את לוח המוצר והגרסאות של הפיתוח, את לוח הסגירות הפיננסיות, ואת חופשות הלימודים של העובדים שזה קריטי להם. תאריך שנבחר רק לפי זמינות הלוקיישן יפגע באחוז ההשתתפות.
האם כדאי לערב את העובדים בבחירת הפעילות?
עד גבול מסוים. סקר קצר בין שלוש אפשרויות שכבר סוננו לפי המטרה מעלה שיתוף ומוריד התנגדויות. פתיחת הבחירה לחלוטין הופכת את היום למשאל עם, ומשאל עם לא מייצר גיבוש אלא רוב מרוצה ומיעוט ממורמר.
הצעד הבא
לפני שאתם פונים לספק אחד, כתבו מסמך של עמוד אחד עם המטרה, מספר המשתתפים בפועל, האילוצים וחלון התאריכים. זה המסמך שיקבע את איכות כל ההצעות שתקבלו, וגם זה שתראו להנהלה. אם אתם שוקלים לבדוק אם הפורמט שעלה בראשכם מתאים למטרה ולגודל הקבוצה, אתם מוזמנים לשיחת בריף קצרה איתנו, בלי התחייבות.
על Uproduction Events
Uproduction Events היא חברת בוטיק גלובלית להפקת אירועים עסקיים וכנסים, הפועלת מאז 2010 ממשרדים בישראל ובברצלונה. הפקנו למעלה מ-1,500 אירועים ביותר מ-130 יעדים, עבור קבוצות של 10 עד 25,000 משתתפים. אצלנו הפקת האירוע ולוגיסטיקת הנסיעות הקבוצתיות יושבות תחת קורת גג אחת, כך שאותו צוות שבונה את הקונספט הוא זה שסוגר את המלון והאולם, מנהל את הרישום, מלווה בשטח ומגיש את גמר החשבון. אלון וקנין, המייסד והמנכ"ל, מעורב אישית בכל הפקה.